Die Ankündigung einer Kontrolle durch die SUVA oder das kantonale Arbeitsinspektorat löst in vielen KMU Stress aus. Das muss nicht sein. Wer sein Sicherheitssystem laufend pflegt, ist jederzeit bereit — und wer ein paar Wochen Vorlauf hat, kann mit gezielter Vorbereitung die häufigsten Beanstandungen vermeiden.
In diesem Beitrag zeige ich Ihnen 10 konkrete Tipps aus meiner Erfahrung als ASGS-Spezialist — basierend auf dem, was Kontrolleure wirklich prüfen und wo Betriebe am häufigsten scheitern.
Was wird überhaupt kontrolliert?
Die Kontrolle orientiert sich an den 10 Elementen der EKAS-Richtlinie 6508. Im Kern geht es um drei Fragen:
- Kennen Sie die Gefahren in Ihrem Betrieb? (Gefährdungsermittlung)
- Haben Sie Massnahmen getroffen? (Massnahmenplanung und -umsetzung)
- Können Sie es nachweisen? (Dokumentation)
Die dritte Frage ist der Knackpunkt. Viele Betriebe machen gute Arbeit in der Sicherheit — können sie aber nicht dokumentieren. Für den Kontrolleur ist das gleichbedeutend mit «nicht gemacht».
Die 10 Tipps
Gefährdungsbeurteilung aktualisieren
Die Gefährdungsbeurteilung ist das Erste, was ein Kontrolleur sehen will. Prüfen Sie: Ist sie aktuell? Wurden betriebliche Veränderungen der letzten 12 Monate berücksichtigt? Sind alle Arbeitsbereiche abgedeckt — auch Büro, Lager und Aussendienst? Vergessen Sie die psychischen Belastungen nicht.
Massnahmenplan mit Status führen
Zu jeder erkannten Gefährdung gehört eine Massnahme — mit Verantwortlichem, Frist und Status (offen / in Bearbeitung / erledigt). Ein Massnahmenplan mit erledigten Punkten zeigt dem Kontrolleur, dass Ihr System lebt. Offene Massnahmen sind kein Problem — keine Massnahmen schon.
Sicherheitsorganisation dokumentieren
Wer ist für was zuständig? Haben Sie einen Sicherheitsbeauftragten benannt? Ist das Organigramm aktuell? Gibt es ein Sicherheitsleitbild, das von der Geschäftsleitung unterschrieben ist? Diese «Papierdinge» werden regelmässig beanstandet — weil sie fehlen oder veraltet sind.
Schulungsnachweise sammeln
Können Sie nachweisen, dass Ihre Mitarbeitenden geschult wurden? Unterschriebene Teilnehmerlisten, Datum, Thema, Dauer — das reicht. Besonders wichtig: Erstinstruktion für neue Mitarbeitende, wiederkehrende Schulungen zu Sicherheitsregeln und branchenspezifische Unterweisungen (lebenswichtige Regeln, Gefahrstoffe, PSA).
Notfallorganisation prüfen
Hängt der Notfallplan aus und sind die Angaben aktuell (Ersthelfer, Notfallnummern, Sammelplatz)? Sind die Fluchtwege frei und markiert? Sind Feuerlöscher geprüft (Prüfplakette)? Wurde in den letzten 12 Monaten eine Evakuierungsübung durchgeführt? Dieser Punkt wird bei fast jeder Kontrolle geprüft — und ist oft der einfachste zu beheben.
Rundgang aus Kontrolleur-Perspektive machen
Gehen Sie durch Ihren Betrieb und schauen Sie mit den Augen eines Fremden. Die häufigsten Beanstandungen bei Begehungen: zugestellte Fluchtwege, fehlende oder beschädigte Schutzvorrichtungen an Maschinen, unsachgemässe Lagerung von Gefahrstoffen, fehlende PSA-Tragdisziplin, mangelhafte Ergonomie an Bildschirmarbeitsplätzen.
Gefahrstoffverzeichnis aktualisieren
Wenn Sie mit Gefahrstoffen arbeiten: Ist das Verzeichnis vollständig? Liegen die Sicherheitsdatenblätter (SDB) vor — und zwar aktuell und auf Deutsch? Sind die Lagerbedingungen korrekt? Sind die Mitarbeitenden über die Gefahren instruiert? Gefahrstoffe sind ein Dauerbrenner bei Kontrollen.
Arbeitsmittel und PSA prüfen
Maschinen: Sind alle Schutzvorrichtungen vorhanden und funktionsfähig? Leitern und Gerüste: geprüft und in einwandfreiem Zustand? Persönliche Schutzausrüstung: vorhanden, passend, nicht abgelaufen? Tragdisziplin gewährleistet? Dokumentieren Sie Ihre Prüfungen — ein einfaches Prüfprotokoll mit Datum reicht.
Unfallstatistik und Beinahe-Unfälle
Führen Sie eine Übersicht über Arbeitsunfälle und Beinahe-Unfälle der letzten Jahre? Wurden die Ursachen analysiert und Massnahmen daraus abgeleitet? Eine saubere Unfallstatistik — auch wenn sie nur drei Einträge hat — zeigt dem Kontrolleur, dass Sie systematisch arbeiten.
Mutterschutz nicht vergessen
Wenn in Ihrem Betrieb gefährliche oder beschwerliche Arbeiten ausgeführt werden: Liegt eine Mutterschutz-Risikobeurteilung vor? Auch wenn aktuell keine schwangere Mitarbeiterin beschäftigt ist, muss die präventive Beurteilung existieren. Dieser Punkt wird oft übersehen — und bei Kontrollen zunehmend geprüft.
Die häufigsten Beanstandungen — aus der Praxis
Aus meiner Erfahrung sind es fast immer dieselben Punkte, die bei Kontrollen auffallen:
- Dokumentation fehlt oder ist veraltet — Gefährdungsbeurteilung von vor 5 Jahren, keine Schulungsnachweise, veraltetes Organigramm
- Sicherheitsorganisation unklar — niemand weiss, wer der SIBE ist, oder die Funktion existiert nur auf dem Papier
- Fluchtwege und Notfallorganisation — zugestellte Fluchtwege, veraltete Notfallpläne, keine Evakuierungsübung
- Fehlende PSA-Tragdisziplin — die Schutzausrüstung ist vorhanden, wird aber nicht konsequent getragen
- Psychischer Gesundheitsschutz — zunehmend geprüft, in den meisten KMU nicht dokumentiert
Wie läuft eine Kontrolle ab?
Eine typische Systemkontrolle dauert einen halben bis ganzen Tag und besteht aus drei Teilen:
- Dokumentenprüfung — der Kontrolleur sichtet Ihre Unterlagen: Gefährdungsbeurteilung, Massnahmenplan, Sicherheitsorganisation, Schulungsnachweise, Unfallstatistik
- Betriebsrundgang — gemeinsame Begehung aller Arbeitsbereiche, Prüfung der Umsetzung vor Ort
- Schlussbesprechung — der Kontrolleur fasst Feststellungen zusammen, gibt Empfehlungen und legt allfällige Fristen für Nachbesserungen fest
Wichtig: Eine Kontrolle ist keine Prüfung mit «bestanden» oder «nicht bestanden». Es geht darum, den Zustand Ihres Sicherheitssystems zu erfassen und Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Ein kooperativer Umgang ist in beiderseitigem Interesse.
Audit steht an? Ich bereite Sie vor.
Ein Pre-Audit deckt Schwachstellen auf, bevor der Kontrolleur kommt. Ich prüfe Ihre Dokumentation, mache eine Begehung und liefere Ihnen eine konkrete Mängelliste mit Lösungen.
Pre-Audit anfragen →Fazit
Die beste Vorbereitung auf ein Audit ist ein Sicherheitssystem, das gelebt wird — nicht nur auf dem Papier existiert. Wer seine Gefährdungsbeurteilung aktuell hält, Schulungen dokumentiert, Massnahmen mit Fristen versieht und regelmässig einen Blick auf die Notfallorganisation wirft, ist jederzeit bereit. Die 10 Tipps in diesem Beitrag decken die häufigsten Beanstandungen ab — beheben Sie diese, und Sie gehen deutlich entspannter in die nächste Kontrolle.